CHARGÉ•E DE COMMUNICATION ET DE COORDINATION DE LA VIE ASSOCIATIVE

📣 COMMUNICATION

Concevoir et mettre en œuvre la stratégie de communication de l’association auprès de l’ensemble de ses parties prenantes

Cette mission s’effectuera en binôme avec la personne en charge du graphisme & du web, ainsi que l’adhérent référent.

✔️ Stratégie de communication

• Définir et mettre en œuvre une stratégie de communication pour chacune des entités (Le RIM, Le Rayon, La Route du RIM, FORMA, le Contrat de Filière…), en lien avec le binôme charge du graphisme & du web et l’adhérent référent.
• Décliner et piloter le plan de communication, la ligne éditoriale et le calendrier
• Déployer un dispositif de communication multicanal (print, web et réseaux sociaux, vidéo, relations avec les médias, organisation d’évènements…), en veillant à sa cohérence globale, à la pertinence des contenus (texte, photo, vidéo, podcast, story…) par rapports aux cibles, et au respect de la législation en vigueur.
• Communiquer auprès de différentes cibles : structures de la filière, élus, adhérents, autres secteurs culturels et de l’ESS, grand public…
• Mettre en œuvre les outils de suivi et mesure de l’efficience du projet de communication afin de maîtriser son déroulement, évaluer son impact et le faire évoluer

✔️ Veille

• Réaliser une veille régulière sur l’ensemble de l’écosystème des musiques actuelles et des adhérents du RIM (actualités, événements, ressources, aides et appels à projets, communiqués,…) et la relayer sur les différents canaux de communication
• Transmettre des informations qualifiées sur des sujets préétablis
• Produire un contenu synthétique à destination des interlocuteurs concernés (internes ou externes)
• Réaliser une veille fournisseurs afin de sélectionner des prestataires de communication responsables selon les besoins récurrents ou exceptionnels de l’organisation
• Rester en veille sur les évolutions et les tendances en matière de communication, toujours dans une approche de communication responsable
• Coordonner et capitaliser les veilles spécialisés des autres salariés

✔️Conception de supports et de contenus

• Rédiger, en lien avec le graphiste, le cahier des charges et les contenus éditoriaux des différents supports de communication (dossiers de présentation, kakémonos, plaquettes, flyers, sites internet…)
• Participer à la conception des contenus (visuels, vidéos, photos), en lien avec le graphiste, pour l’animation des réseaux sociaux
• Concevoir les lettres d’information adhérents et lettres d’information publiques mensuelles à partir des informations issues de la veille quotidienne et des contributions de l’équipe salariée

✔️ Animation des réseaux sociaux

• À partir de la stratégie de communication globale du RIM et sa ligne éditoriale, définir et mettre en œuvre une stratégie pour fédérer les différentes parties-prenantes du RIM sur les réseaux sociaux
• Définir et mettre en œuvre un calendrier éditorial pour la publication des contenus (veille sur la filière, aides et appels à projets, offres d’emploi, valorisations des actions du RIM et de ses adhérents, chiffres clés…)
• Évaluer l’impact de la stratégie mise en œuvre et la réajuster au besoin.

✔️ Représentation

• Représenter le RIM et ses adhérents lors des différents temps forts de la filière
• Présenter le RIM et le Rayon lors de certains temps clés (par exemple l’inauguration de nouveaux partenaires Le Rayon)

✔️ Gestion et suivi des partenariats

• Suivi des échanges avec les partenaires
• Mise en place et suivi des relations médias

✔️ Communication interne

• Assurer la coordination de la communication interne selon les méthodes de travail définies avec l’équipe salariée
• Écouter les besoins de l’équipe en matière de communication sur leurs thématiques et fonctions spécialisées
• Organiser et animer des échanges réguliers avec l’adhérent référent
• Animer les conférences de rédaction bi-mensuelles avec le binôme en charge du graphisme & du web

🤜🤛 COORDINATION DE LA VIE ASSOCIATIVE

Dialoguer avec la gouvernance associative afin d’assurer le pilotage démocratique du projet ainsi que son adéquation avec les dynamiques des adhérents

Cette mission s’effectuera en binôme avec le co-référent gouvernance associative, et en lien avec l’adhérent référent de cette thématique.

✔️ Suivi des éléments statutaires et du fonctionnement démocratique de l’association

• Contribuer à garantir l’application des statuts associatifs, du règlement intérieur et favoriser leurs compréhension par les adhérents
• Contribuer à évaluer leur adéquation avec les réalités du RIM et de ses adhérents dans une logique d’amélioration continue
• Contribuer à orchestrer les instances de dialogue pour faciliter les évolutions statutaires si nécessaires
• Organiser les assemblées générales et mettre en place les conditions pour assurer l’accessibilité et la représentation des adhérents lors de ces temps forts (envoi des éléments à voter en amont, débat, relances par mail et par téléphone pour atteindre le quorum, gestion des procurations…)

✔️ Fonctionnement et animation de la gouvernance

• Organiser les élections du CA et du Bureau
• Faciliter la compréhension de la composition et du fonctionnement de la gouvernance et rendre visibles les membres qui la composent
• Favoriser la montée en compétences de la gouvernance (formations, intervenants…)
• Soutenir les aspects logistiques de l’organisation des réunions de CA (lieu, accueil café, repas…)
• Contribuer à assurer la bonne articulation entre les différentes instances de gouvernance : élue et opérationnelle, en lien avec l’équipe salariée
• Réfléchir aux conditions du dialogue et de l’interconnaissance de cette gouvernance avec l’équipe salariée d’une part, et les adhérents d’autre part.

✔️ Gestion et suivi des adhésions

• Assurer la mise en place du process lié aux demandes d’adhésion et aux départs, en lien avec le conseil d’administration et les coordinateurs.trices en charge des territoires
• Faciliter la bonne compréhension du projet associatif pour les nouveaux adhérents (statuts, raison d’être, principes éthiques, organisation, boîte à outils, agenda…), en lien avec les coordinateurs.trices en charge des territoires
• Assurer la capitalisation des informations clés des adhérents sur les différentes bases de données, leur diffusion au sein du réseau et leur utilisation par l’équipe salariée
• Gérer, évaluer et optimiser l’espace adhérents, en lien avec l’équipe salariée et le prestataire de développement web
• Mettre en place, en complémentarité les coordinateurs.trices en charge des territoires, des actions pour faciliter l’intégration des nouveaux adhérents dans le réseau (parrainage / marrainage, temps de présentation du RIM en petit comité…)

🕺 ORGANISATION D’ÉVÉNEMENTS

Coordonner les parties prenantes nécessaires à l’organisation des principaux temps publics du projet associatif

Cette mission s’effectuera en binôme avec l’administrateur.rice adjoint.e.

✔️ Organisation des Routes du RIM

• Élaborer un événement en tenant compte des objectifs, du budget et des contraintes des bénéficiaires et de celles des parties prenantes
• Participer à la définition de la ligne éditoriale de l’évènement, en lien avec le graphiste
• Co-construire l’événement avec les parties prenantes, de façon à répondre à leurs attentes et préoccupations : sondage auprès des adhérents, animation de réunions d’équipes et de CA pour la priorisation des thématiques
• Sélectionner les prestataires, fournisseurs et intervenants présents sur la manifestation
• Veiller à la conformité réglementaire des différents contrats et dispositifs
• Assurer le suivi budgétaire et la gestion administrative de l’événement en binôme avec avec l’administrateur.rice adjoint.e
• Coordonner l’ensemble des acteurs de la manifestation
• Piloter l’organisation logistique de l’événement (recherche du lieu, mise en place d’un service de restauration, élaboration des différentes animations et interventions, etc.)
• Instaurer une stratégie de communication et de promotion avant, pendant et après l’événement, afin de le valoriser auprès du public visé
• Évaluer le niveau d’atteinte des objectifs et de la satisfaction des parties prenantes et réorienter au besoin sa stratégie et ses méthodes de travail