• CDI
• 0,9 ETP
• Groupe D
• 300 CCN Animation
• Non cadre

• Lien hiérarchique : Administration – Direction – Gouvernance élue

• Liens fonctionnels : Administration, salarié•e•s (délégué•e•s territoriaux•le•s, fonctions
spécialisées, fonctions support), volontaires, adhérents, publics, partenaires publics,
intervenants et prestataires

• Lieu de travail : 388 boulevard J.J. Bosc – 33130 Bègles

• Affectation géographique : Site de travail – Nouvelle-Aquitaine – Ponctuellement France

• Horaires de travail : horaires de bureau annualisés

• Spécificité de la mission : Permis B. Disponibilité ponctuelle en soirée et en week-end

Raisons d’être du poste :

Seconder le pôle administration dans la gestion de formalités administratives et le fonctionnement , la gestion économique et financière de l’association et soutenir la gestion de la vie associative, sur l’ensemble des sites de travail de l’équipe salariée

Description du poste :

Adjointe administrative (0,8 ETP)

• gestion administrative : Participer à l’accueil téléphonique // Gérer le courrier entrant et sortants // Assurer et faire le suivi (facturation avec le logiciel Dolibarr, dossier de subvention, …) // Gérer les déclarations légales, classer, archiver les documents administratifs, … // Coordonner les relations avec les prestataires de service administratif (banque, assurance, médecine du travail, etc.) // Gérer administrativement et de manière fonctionnelle les différents site de travail d’exercice du RIM // Gestion des contrats fournisseurs

• participer à l’accompagner des salariés dans la réflexion et la conduite de leur projet

• gestion économique et financière : préparer et mettre à jour le plan de trésorerie, la comptabilité analytique pour chaque projets et pour l’ensemble de la structure // Préparer la comptabilité et les paiements // Proposer de nouveaux outils de suivi // Assurer les relations avec l’expert comptable

• gestion des ressources humaines : participer au suivi et à la mise à jour des plannings prévisionnels des salariés, volontaires en service civique, stagiaires des différents site de travail // Participer à l’organisation des réunions d’équipe // Veille juridique et sociale // Suivi du plan de formation de l’équipe du RIM (gestion administrative, demande prise en charge, bilan financier…) // Référent•e COVID

• soutien à la gestion de la gouvernance associative : co-organiser avec le pôle communication les temps fort de la vie associative (Assemblées générales, Routes du RIM…) ; Recherche de partenaires, budget prévisionnel, réflexion sur les méthodes et formats d’animation… // Gestion des cotisations, facturation et relation aux adhérents

Contribuer à la vie associative // Missions transversales (0,1 ETP)

Contribuer à la vie associative

• évaluer les actions liées à la mission considérée, participer à la rédaction du projet associatif et des rapports d’activités

• participer au fonctionnement et au projet général de l’association (cogestion du site de travail avec les autres salariés, tenue des plannings internes/externes, actualisation des bases de données, participation aux réunions d’équipe, aide sur les temps forts…)

Missions transversales

• contribuer, en lien avec la fonction support « Communication », à la communication interne/externe des adhérents, des actions et des dynamiques liées à la mission considérée

• représenter l’association et ses adhérents lors des événements professionnels liées à la spécialité de la mission considérée, participer aux réflexions collectives et aux concertations professionnelles liées à la mission considérée

• initier, développer et entretenir les partenariats institutionnels ou opérationnels liées à la mission considérée (collectivités, autres réseaux professionnels et acteurs culturels)

• formaliser les stratégies, concevoir et mettre en oeuvre des projets collectifs et transversaux liées à la mission considérée, en lien avec les autres fonctions spécialisées et les délégations territoriales

• identifier de nouveaux financements potentiels, construire et entretenir la relation partenariale avec les partenaires publics concernés

• préparer les documents d’aide à la décision, mener des réunions internes, externes et rédiger les comptes-rendus

• participer à l’élaboration des budgets prévisionnels des actions concernées ; suivre le budget réalisé

• observation, veille et prospective : proposer des axes de développements possibles à partir notamment d’actions de veille et de diagnostics de la situation des adhérents, des territoires ou de l’analyse des opportunités et du contexte, en lien avec la fonctions spécialisée concernées

• intégrer les principes de la Responsabilité sociétale des organisations dans les pratiques professionnelles

Savoirs :

• connaissance du secteur des musiques actuelles : maîtrise de ses modes de production, de ses typologies d’acteurs, des ses parties prenantes, de ses problématiques et de ses enjeux

• connaissance du secteur de l’économie sociale et solidaire

• connaissances administratives, financières et de gestion (élaborer et concevoir un budget prévisionnel, analyser les besoins de la structure et de l’équipe, monter un dossier de subvention, gérer la comptabilité analytique, gérer l’administration courante de la structure, utiliser les outils bureautiques dédiés, coordonner les activités opérationnelles administratives, …)

Savoir-faire :

• assister la gestion économique et financière d’une association
• élaborer et concevoir un budget
• analyser les besoins de la structure et de l’équipe
• préparer et suivre un dossier de subvention
• gérer la comptabilité analytique
• gérer l’administration courante d’une association
• respecter les délais
• capacité à organiser et animer des réunions
• capacité à participer à des projets collaboratifs
• être capable de rediriger sur des personnes ressources
• qualité de rédaction et de synthèse
• capacité à développer des relations partenariales
• transmettre les informations
• capacité de négociation, convaincre, argumenter
• effectuer des médiations
• élaborer une stratégie de développement
• prendre la parole en public
• capacité d’analyse et de conceptualisation
• maîtrise des outils bureautiques

Savoir-être :

• organisé, rigoureux, maîtrise de la gestion du temps
• travailler en équipe, fortes capacités relationnelles
• sensibilité à la gestion des ressources humaines
• curiosité
• goût du contact, sens de l’écoute et diplomatie
• force de proposition
• autonomie
• négocier, convaincre, argumenter
• respecter la confidentialité des données
• esprit d’initiative
• sens de l’accueil et de la convivialité

Envoyer votre CV avec lettre de motivation UNIQUEMENT à :
Offre d’emploi n° :110GFCK
ep-culture-spectacle.33121@pole-emploi.fr
Pôle Emploi Spectacle Spectacle Bordeaux
BATIMENT 20 – LES TERRES NEUVES
7 AVENUE ROBERT SCHUMAN
33130 BEGLES

Date limite de candidature 10 mars 2021 // Prise de poste souhaitée mars 2021

Share This